Основатель бизнеса, только что разобравшийся, что нужно для отправки доверенности в Беларусь — нотариус, апостиль или легализация, курьерская доставка, перевод по доставке в Беларусь — задает очевидный вопрос: неужели все это сейчас излишне, и документы можно просто подписать электронным способом? Это справедливый вопрос, и ответ на него гораздо интереснее, чем простое «да» или «нет». В Беларуси существует юридически надежная система электронных подписей. Просто иностранный основатель бизнеса, находящийся в Лондоне или Дубае, обычно не имеет к ней доступа, и причины этого стоит понять, прежде чем строить на ее основе бизнес-план. 

Вкратце, между иностранным учредителем и идеей регистрации белорусской компании с помощью электронной подписи стоят две преграды. Электронная подпись, признаваемая Беларусью, должна быть получена в Беларуси лично, что в значительной степени сводит на нет цель её использования для избежания поездок. Кроме того, электронная подпись, которая уже есть у учредителя — национальный сертификат соответствия, DocuSign, подпись eIDAS — не признается автоматически для регистрации белорусской компании. Существует одно действительное исключение, появившееся в конце 2024 года и касающееся именно российских учредителей. В этой статье рассматриваются обе преграды, исключение, что электронная подпись дает иностранному владельцу, даже если он не может лично использовать её для регистрации компании, и каков реальный путь регистрации из-за рубежа. 

Белорусская электронная подпись реальна и юридически равна собственноручной

Начнём с того, что уже существует, потому что ограничение имеет смысл только в отношении этого. 

Электронная цифровая подпись — ЭЦП — существует в Беларуси с 2009 года и регулируется Законом об электронном документе и электронной цифровой подписи, а после изменений, вступивших в силу в 2019 году, электронный документ, подписанный действительной ЭЦП, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, подписанный от руки, если иное не установлено законодательством. Последний пункт важен и будет рассмотрен позже, но суть ясна: это не подпись второго сорта. Она является основой того, как белорусские компании подают налоговые декларации, предоставляют отчётность, взаимодействуют с банками и обмениваются документами с контрагентами, и для некоторых видов отчетности она является обязательной, а не факультативной. 

Таким образом, система не только реальна, но и широко распространена — именно поэтому иностранный основатель компании считает, что она должна быть доступна и ему. Проблема не в том, работает ли работа бизнеса на основе электронной подписи; она явно работает. Проблема в том, кто может её получить и где. 

Первый способ: чтобы получить сертификат, нужно быть в Беларуси

Это и есть то, что тихо разрушает весь план.

Сертификат белорусской ЭЦП издает один орган — Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ) через государственную инфраструктуру открытых ключей — через сеть аккредитованных регистрационных центров, и получение сертификата впервые, как правило, требует личной явки в регистрационный центр в Беларуси. Сертификат бывает в нескольких видах: USB-токен, мобильная версия, привязанная к SIM у местных операторов, и облачная. Продление уже имеющегося сертификата можно провести удаленно. Но первое издание — то, что понадобилось бы новому иностранному основателю, — не удаленная процедура, и никакое собственное цифровое удобство сертификата не помогает с шагом его первичного получения.

Вся проблема заключается в замкнутом круге. Инструмент, позволяющий основателю подписывать документы удаленно, можно получить только лично в стране, куда он не планировал ехать. Для основателя, который все равно посетит Беларусь, это не проблема — сертификат можно получить в поездке и использовать после нее. Для основателя, чья основная цель не связана с поездками, возможность электронной подписи здесь закрывается, причем закрывается еще до начала. Центр сертификации и сеть регистрационных центров определяются НЦЭУ.

Второй способ: ваша собственная подпись не признается

Естественный запасной вариант — «тогда я воспользуюсь уже имеющейся у меня электронной подписью» — сталкивается со второй проблемой. 

Подпись, созданная в системе другой страны — квалифицированная электронная подпись по европейскому регламенту eIDAS, DocuSign, национальный сертификат из страны основателя, — для белорусского корпоративного действия автоматически недействительна. Признание иностранной электронной подписи требует правового основания, обычно международного соглашения, а его, как правило, нет. Так что устав или документ о создании компании, подписанный с помощью иностранной электронной подписи, приходит в Беларусь не как надлежаще подписанный документ; он приходит как электронный файл, у которого у белорусской системы нет основания считать подписанным. Это не техническое препятствие, которое решает софт получше. Это вопрос правового признания.

Это более сложная из двух преград, поскольку учредитель вполне обоснованно считает, что квалифицированная подпись, действительная на всем континенте, должна учитываться. Но действительность привязана к юрисдикции: подпись действительна там, где так говорит правовая рамка, а рамка, управляющая белорусским корпоративным документом, — белорусская. Без соглашения, соединяющего две системы, иностранная подпись и белорусское требование не сходятся.

Исключение: соглашение о признании между Беларусью и Россией

В 2024 году Беларусь и Россия заключили соглашение о взаимном признании электронных подписей при трансграничном электронном взаимодействии, ратифицированное с белорусской стороны и действующее с октября 2024 года. По нему у НЦЭУ есть техническая возможность проверять российскую электронную подпись, если сертификат издан аккредитованным российским удостоверяющим центром из перечня, который ведет профильное российское министерство. Для российского учредителя это принципиально иное положение, чем у любого другого иностранного: у его домашней подписи есть маршрут к признанию в Беларуси, которого нет, скажем, у немецкого или эмиратского основателя.

Одно важное уточнение, и именно поэтому следует прислушаться к совету, а не строить предположения. 

Соглашение построено вокруг трансграничного электронного обмена документами между предприятиями — потока коммерческих документов — и вопрос о том, распространяется ли оно на подписание конкретных документов, учреждающих компанию, в отличие от управления ею, является отдельным вопросом, который следует уточнить для конкретного акта, а не включать в соглашение. Механизм признания реален; точную сферу его действия в отношении учредительных актов российскому учредителю следует проверить, прежде чем полагаться на него. В настоящее время нет аналогичного соглашения для учредителей других стран, поэтому это исключение не является общим. 

Итак, что же на самом деле подписывает документы из-за границы? 

Исключив два способоа, на которые основатель надеется, приходим к тому, что работает, — и о чем данная статья.

Для подавляющего большинства иностранных учредителей механизм создания белорусской компании из-за границы — это не электронная подпись. Это доверенность: учредитель подписывает доверенность в своей стране, легализует и переводит ее, а белорусский представитель затем подписывает корпоративные документы и ведет регистрацию за учредителья — нередко пользуясь для этого собственной ЭЦП, поскольку представитель находится в Беларуси и может иметь соответствующий сертификат. Другими словами, электронная подпись является неотъемлемой частью процесса; это просто инструмент представителя, используемый на месте, а не инструмент основателя, используемый за границей. 

Доверенность — бумажный способ, и именно он работает для иностранного основателя сегодня. Электронная подпись — цифровой вариант, незаменимый для работы компании и часто незаменимый для ведения бизнеса и зачастую для исполнения представителем учредительных документов, но не тот инструмент, который позволяет учредителю за границей поставить свою подпись на белорусском уставе. Механизмы создания компании с помощью доверенности описаны на нашей странице, посвященной регистрации компании.

Что электронная подпись дает компании после ее создания? 

Ограничение касается регистрации компании за рубежом. Это не должно создавать впечатление, что электронная подпись не имеет значения для иностранного владельца — верно обратное. 

После регистрации компания работает с помощью электронной подписи. Налоговая отчетность осуществляется с ее помощью, а для некоторых категорий электронная подача документов является обязательной, а не просто удобством. Отчетность перед органами власти, связь с банком компании, электронный обмен документами с контрагентами и подписание обычных контрактов — все это проходит через ЭЦП. Директор компании использует ее ежедневно — и этим директором может быть как местный сотрудник, так и сам учредитель, как только он получит соответствующий сертификат. Поэтому для иностранного владельца правильный подход к электронной подписи — это не «то, чего мне не дали при регистрации», а «операционная система, на которой будет работать компания», что является поводом для планирования того, кто и как будет владеть сертификатом, а не поводом для отказа от него.  Требования к подаче и категории, где электронная подача обязательна, излагает Министерство по налогам и сборам, а сама электронная регистрация идет через веб-портал Единого государственного регистра.

Оговорка: не все и так принимает электронную подпись

Даже внутри Беларуси и даже для того, у кого сертификат есть, электронная подпись — не универсальный ключ.

Вспомните оговорку из правила о равнозначности: электронный документ приравнивается к бумажному документу, подписанному от руки, если иное не предусмотрено законодательством. Это исключение не является пустым. Некоторые действия могут требовать рукописной подписи или нотариального заверения независимо от общего принципа эквивалентности — и некоторые корпоративные и транзакционные этапы попадают в эту категорию. Практическое следствие для учредителя заключается в том, что даже полностью цифровой путь имеет бумажные и нотариальные точки соприкосновения, которые электронная подпись не заменяет, поэтому план, основанный на принципе «все будет электронным», должен учитывать конкретные действия, которые по закону не будут электронными. Там, где нотариальное удостоверение пересекается с корпоративными документами, о практике пишет Белорусская нотариальная палата.

Реалистичный путь для учредителя, желающего перейти на цифровые технологии 

Какие существуют реальные варианты, а не тот, на который рассчитывал заголовок. 

Реалистичны три пути, и какой из них подходит вам, зависит от ситуации учредителя. Первый, и вариант по умолчанию, — использовать доверенность сейчас и рассматривать электронную подпись как нечто, что нужно приобрести позже — учредить компанию удаленно через представителя и получить сертификат, когда основатель будет в Беларуси или у него будет для этого основания, после чего он сможет подписывать документы напрямую. Второй вариант применим только к российским основателям, которым следует выяснить, охватывает ли соглашение о признании необходимые им действия, потенциально открывая подлинный цифровой путь, которого нет в других вариантах. Третий, распространенный в случаях, когда основатель не будет присутствовать, — назначить местного директора, который имеет сертификат ЭЦП и ежедневно управляет электронной подписью компании, при этом контроль основателя обеспечивается корпоративными документами, а не личным владением сертификатом. 

Ни один из этих вариантов не является ответом «подписать с ноутбука сегодня вечером», и лучше знать это с самого начала, чем строить график на предположении, которое рухнет. Иностранный учредитель, создающий  белорусскую дочернюю компанию или ООО, должен тщательно продумать вопрос о подписях еще на этапе регистрации, а не рассматривать его как мелочь, которую технология сама собой упростит. 

Реальность 2026 года

Трансграничное признание электронных подписей развивается, Соглашение между Беларусью и Россией заключено недавно, и направление развития в регионе скорее направлено на повышение, а не на снижение совместимости электронных подписей. Распространяется ли это на конкретную страну учредителя и на учредительные документы — это вопрос текущей ситуации, на который не следует отвечать в рамках общей статьи или исходя из того, как обстояли дела год назад. 

«Юридически равна» и «практически достижима из-за рубежа» — разные утверждения. Значительная часть путаницы в этой теме — от смешения этих двух. Белорусская электронная подпись юридически равна собственноручной — это устоялось. Может ли конкретный иностранный основатель практически получить и использовать ее оттуда, где он сидит, — отдельный вопрос, с отрицательным для большинства ответом. Держать эти два врозь — это и есть почти все, что нужно, чтобы спланировать верно.

Санкции и доступ к инфраструктуре добавляют трения. Помимо правового аспекта, практический доступ к белорусской цифровой инфраструктуре из некоторых юрисдикций в нынешних условиях сопряжен со своими собственными трудностями, что является еще одной причиной, по которой доверенность остается надежным путем для иностранного учредителя, а не предполагаемым цифровым путем. 

Электронная подпись или доверенность: что применимо к вам

Заключение

Честный ответ на заголовок таков: иностранный учредитель, как правило, не может подписывать белорусские корпоративные документы электронным способом из-за границы — не потому, что в Беларуси отсутствует электронная подпись, а потому, что белорусскую подпись необходимо получить лично, а собственная подпись учредителя не признается. Это звучит как тупик, но это не так. Это просто означает, что удаленный путь проходит через доверенность, в соответствии с которой белорусский представитель подписывает документы на месте, обычно своей электронной подписью, в то время как учредитель подписывает единый легализованный документ дома. В этой ситуации электронная подпись выполняет реальную работу — это просто работа представителя, а не учредителя. 

Стоит еще раз отметить два исключения. Российский учредитель, благодаря соглашению о признании 2024 года, может иметь цифровой путь, которого нет у других, при условии подтверждения соответствия необходимым требованиям. И каждый учредитель, после создания компании, наследует юридическое лицо, работающее на электронной подписи для своих документов, банковских операций и контрактов — поэтому вопрос не столько в том, имеет ли значение электронная подпись, сколько в том, кто будет владеть сертификатом и когда. Если все тщательно спланировать, использовать доверенность на создание самой организации, то отсутствие быстрого доступа к подписи на ноутбуке перестанет быть препятствием и станет просто известной частью плана. 

Для решения конкретных задач по вопросам использования электронной подписи или открытия компании из-за границы, — свяжитесь с нами. Мы оказываем услуги иностранным учредителям, создающим компании в Беларуси удаленно, начиная с оформления доверенности и легализации и заканчивая регистрацией и функционированием компании на основе собственной электронной подписи.